راه حل های حفظ کارکنان برای منابع انسانی - سبزا

مدیران منابع انسانی، برای رسیدن به نتایج بهتر، باید رویکردی استراتژیک داشته باشند تا کل چرخه عمر کارکنان خود را مدیریت نمایند. منابع انسانی با شناخت هر مرحله از سفر کارکنان در سازمان، جمع آوری بازخورد و سنجش شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs)، می تواند استراتژی های موثری را برای حفظ کارکنان توسعه دهد تا کارکنان متعهدتر و وفادارتری داشته باشد.

تیم های منابع انسانی با کشف معیار های درست و اصلاح مداوم فرآیند های خود، می توانند چرخه عمر نیروی کار را بهینه تر نمایند و از مزایایی بهره ببرند که حتی از حفظ کارکنان هم فراتر می رود؛ مزایایی مثل ارتقای برند کارفرما و کاهش هزینه های عملیاتی.

در این مطلب، مراحل مختلف چرخه عمر کارکنان و اهمیت شناخت این مراحل را شرح می دهیم و در بخش بعدی، مزایای به کارگیری استراتژی چرخه عمر نیروی کار را شرح می دهیم تا به بهینه ترین شکل ممکن بتوان کارکنان را حفظ کرد.

مراحل چرخه عمر کارکنان

چرخه عمر کارکنان شامل چند مرحله است که عبارتند از:

استخدام و گزینش: این مرحله شامل جذب و تامین متقاضیان بالقوه برای پست های خالی در سازمان است و فعالیت هایی مثل درج آگهی های شغلی، آنالیز رزومه، انجام مصاحبه و انتخاب مناسب ترین گزینه را دربرمی گیرد.

معارفه: به محض اینکه فرد مورد نظر انتخاب شد، فرآیند معارفه آغاز می گردد. معارفه برای یاری به آشناسازی نیروی نو با فرهنگ و سیاست سازمان و بعلاوه معین وظایف فرد، طراحی شده است. این مرحله می تواند برگزاری جلسات آشنایی، معرفی به اعضای تیم و فراهم کردن منابع و آموزش های لازم را دربربگیرد.

توسعه و آموزش نیرو: کارکنان در دوران کاری خود، فرصت های آموزش و توسعه پیدا می نمایند تا دانش و مهارت های خود را ارتقا دهند. این مرحله هم جلسات آموزش رسمی و هم تجربیات یادگیری غیررسمی را دربرمی گیرد؛ مثل کارگاه های آموزشی، سمینار ها و برنامه های منتورینگ.

مدیریت عملکرد: مدیریت عملکرد عبارت است از معین انتظارات عملکرد، ارائه بازخورد مداوم، انجام بازبینی های عملکرد و شناخت دستاورد های کارکنان. هدف این مرحله این است که مطمئن شویم کارکنان اهدافی که برایشان معین شده را محقق نموده اند و برترین عملکرد خود را ارائه داده اند.

مشارکت و شناخت کارکنان: تشویق به مشارکت یعنی پرورش یک فضای کاری مثبت و اطمینان از اینکه کارکنان انگیزه کافی دارند و به نقش هایی که دارند، متعهدند. برنامه ها و اقدامات شناخت هم، برای تقدیر از کارکنان و پاداش دهی به مشارکتشان ترتیب داده می گردد.

رشد و پیشرفت شغلی: کارکنان همیشه در پی فرصت های رشد و پیشرفت درون سازمان هستند. برنامه های توسعه شغلی، ارتقا و جانشین پروری، از عناصر مهم این مرحله هستند.

روابط و حفظ کارکنان: برای داشتن یک محیط کاری سالم، ایجاد ارتباطات قوی بین کارکنان ضروری است.

مدیران و کارشناسان منابع انسانی باید همیشه به دغدغه های کارکنان بپردازند، در درگیری ها میانجی گری نمایند و ارتباطات باز را رواج دهند. استراتژی های حفظ کارکنان، برای اطمینان از اینکه کارکنان ارزشمند درون سازمان می مانند، اجرایی می شوند.

انتقال و جدایی: وقتی یک نیروی کار شرکتی را ترک می نماید - چه به صورت داوطلبانه و چه به صورت غیرارادی - ضروری است روند آرامی برای خروج او تدارک دیده گردد. اقداماتی که می توان انجام داد عبارتند از: ترتیب دادن یک مصاحبه ترک کار، انتقال دانش، و اطمینان از ایجاد یک تجربه مثبت قطع همکاری.

این مراحل، یک فرآیند چرخشی را شکل می دهند؛ به این صورت که کارکنان ممکن است در مسیر شغلی خود، مراحل یا نقش های مختلفی را پشت سر بگذارند. شناخت و بهینه سازی هر مرحله از چرخه عمر کارکنان برای مدیران منابع انسانی ضروری است تا بتوانند یک محیط کار حمایت گر و مجذوب کننده ایجاد نمایند که نرخ حفظ کارکنان را بالا می برد و باعث موفقیت بلندمدت آن ها می گردد.

اهمیت آشنایی منابع انسانی با چرخه عمر

منابع انسانی در مدیریت و حمایت از کارکنان در طول سفرشان با سازمان، نقشی حیاتی دارد. شناخت چرخه عمر کارکنان به این دلایل ضروری است:

برنامه ریزی استراتژیک نیروی کار: منابع انسانی باید دیدی جامع نسبت به چرخه عمر کارکنان داشته باشد تا بتواند به شکل موثری برنامه ریزی و استراتژی سازی کند. این واحد، با دانستن مراحلی که کارکنان طی می نمایند، می تواند احتیاج های نیروی کار را پیش بینی کند، شکاف های مهارتی بالقوه را شناسایی کند، و مسیر های استعدادیابی را برای موقعیت های شغلی آینده همیشه کند.

جذب و استخدام استعدادها: شناخت چرخه عمر کارکنان، به منابع انسانی امکان می دهد استراتژی های استخدام موثرتری را طراحی کند. دانستن انتظارات و احتیاجمندی های خاص هر مرحله، به منابع انسانی امکان می دهد کاندیدا هایی را جذب کند که با فرهنگ، ارزش ها و اهداف بلندمدت شرکت همخوانی دارند.

آموزش و توسعه: شناسایی مراحل کلیدی در چرخه عمر کارکنان، به منابع انسانی امکان می دهد اقدامات آموزش و توسعه را متناسب سازی کند؛ یعنی منابع و پشتیبانی های درست در هر مرحله که به کارکنان امکان می دهد مهارت های ضروری را کسب نمایند و در نقش های خود رشد مداوم داشته باشند.

مدیریت عملکرد: مدیریت عملکرد موثر، برای رشد و انگیزه بخشی به کارکنان ضروری است. مدیران منابع انسانی که چرخه عمر کارکنان را می شناسند، می توانند انتظارات عملکرد واضحی ایجاد نمایند، ارزیابی های مداوم انجام دهند، و بازخورد های سازنده ارائه نمایند تا کارکنان در طول مسیر کاری خود از حمایت کافی برخوردار باشند.

جانشین پروری و توسعه شغلی: شناخت چرخه عمر نیروی کار، به منابع انسانی یاری می نماید کارکنانی که پتانسیل بالایی دارند شناسایی کند و طرح های موثری برای جانشین پروری توسعه دهد. منابع انسانی می تواند مسیر های شغلی و فرصت های رشد واضحی برای کارکنان فراهم کند و تعهد آن ها را به سازمان بالا ببرد.

خروج: ترک سازمان، بخشی اجتناب ناپذیر از چرخه عمر کارکنان است. مدیران منابع انسانی باید این مرحله را خیلی حرفه ای مدیریت نمایند و مطمئن شوند انتقال دانش به خوبی صورت گرفته و بازخورد های ارزشمندی برای ارتقای فرآیند ها جمع آوری شده است.

تجربه کلی کارکنان: وقتی منابع انسانی با چرخه عمر کارکنان آشنایی داشته باشد، می تواند تجربه کلی جامع و مثبتی برای آن ها فراهم کند. وقتی این بخش کل سفر نیروی کار در سازمان را در نظر می گیرد، می تواند برنامه های منسجمی برای افزایش وفاداری، رضایت شغلی و حس تعلق در کارکنان پیاده کند.

شناخت عمیق هر مرحله، به منابع انسانی امکان می دهد اقدامات خود را متناسب سازی کند، چالش ها را پیش بینی کند و یک محیط کار حمایت گر ایجاد کند که کارکنان را به سوی موفقیت و سازمان را به سوی رشد سوق می دهد.

در نهایت، شناخت و تعبیر منابع انسانی از چرخه عمر کارکنان، برای تشکیل یک نیروی کار قوی و پایدار که شرکت را به سمت اهدافش پیش می برد، ضروری است.

مزایای اجرای استراتژی چرخه عمر

همان طور که تعیین است، اجرای یک استراتژی چرخه عمر کارکنان، شامل مزایای متعددی است که در رشد و موفقیت کلی سازمان نقش دارد. بعضی از این مزیت های کلیدی عبارتند از:

ثبات و انسجام. یک استراتژی چرخه عمر کارکنان، ثبات در تجربه کارکنان را تضمین می نماید. وقتی کارکنان در یک سفر ساختارمند قرار می گیرند که به خوبی تعریف شده، می دانند در هر مرحله باید چه انتظاری داشته باشند و در نتیجه یک محیط کاری منسجم و یکپارچه ایجاد می گردد.

افزایش تعهد کارکنان. یک استراتژی چرخه عمر کارکنان که به خوبی طراحی شده باشد، در هر مرحله از این سفر، بر تعهد کارکنان متمرکز می گردد. کارکنان متعهد، انگیزه بیشتری دارند، بهره ورترند و به خوبی از پس نقش های خود برمی آیند که به یک عملکرد خوب کلی منجر می گردد.

افزایش نرخ حفظ کارکنان. یک رویکرد استراتژیک نسبت به مدیریت چرخه عمر کارکنان، می تواند بر نرخ حفظ آنان اثر قابل توجهی داشته باشد. وقتی کارکنان حس می نمایند از آن ها حمایت می گردد، ارزششان را می دانند و روی آن ها سرمایه گذاری می گردد، احتمال ماندنشان در آن سازمان برای بلند مدت، بیشتر می گردد.

جذب استعدادها. یک استراتژی چرخه عمر موثر، به جذب استعداد های برتر یاری می نماید. تجربه مثبت کارکنان در یک سازمان، به فاکتوری جذب نماینده برای متقاضیان شغلی بالقوه تبدیل می گردد و توانایی سازمان را برای جذب افراد ماهر، افزایش می دهد.

معارفه و ادغام بهتر. یک فرآیند معارفه ساختاربندی شده تحت استراتژی چرخه عمر کارکنان، تضمین می نماید که استخدام شده های نو به راحتی در سازمان ادغام می شوند. این شرایط، به بهره وری سریع تر، کاهش جابه جایی کارکنان و افزایش رضایت شغلی منجر می گردد.

رشد و توسعه کارکنان. استراتژی چرخه عمر کارکنان، بر فرصت های توسعه و یادگیری مداوم تاکید دارد. این سرمایه گذاری در رشد کارکنان، فرهنگ پیشرفت و نوآوری را در سازمان پرورش می دهد که هم به نفع کارکنان است و هم کسب و کار.

کاهش هزینه های منابع انسانی. استراتژی چرخه عمر کارکنان که به خوبی برنامه ریزی شده باشد، به شیوه های مختلف باعث صرفه جویی در هزینه ها می گردد. کاهش نرخ جابه جایی کارکنان یعنی صرف منابع کمتر برای استخدام و آموزش نیرو های نو. بعلاوه کارکنان متعهد و بهره ور، کارآیی عملیاتی سازمان را افزایش می دهند.

فرهنگ سازمانی مثبت. یک استراتژی چرخه عمر قوی، فرهنگ شرکتی مثبتی ایجاد می نماید که به نیروی کار ارزش می دهد و از آن پشتیبانی می نماید. چنین فرهنگی، به نوبه خود، به بالا رفتن روحیه کارکنان و رضایت آن ها منجر می گردد.

تقویت برندسازی کارفرما. تجربه مثبت کارکنان که از یک استراتژی چرخه عمر با اجرای خوب نشات گرفته باشد، در برندسازی قوی کارفرما نقش دارد. کارکنان راضی به سفیران برند تبدیل می شوند، استعداد های برتر را جذب می نمایند و بر معروفیت و اعتبار کسب و کار اثرگذاری مثبت دارند.

سازمان ها با سرمایه گذاری در تجربه کارکنان در طول سفرشان، شالوده ای قوی برای موفقیت بلند مدت و رشد پایدار ایجاد می نمایند.

چگونه KPI را در چرخه عمر بسنجیم؟

سنجش شاخص های عملکرد کلیدی (KPIs) در چرخه عمر کارکنان، برای مدیران منابع انسانی ضروری است تا اثربخشی استراتژی های خود را بسنجند و آن ها را بهینه تر نمایند. توانایی جمع آوری داده در هر مرحله، به این معنی است که تیم های منابع انسانی به تصویر کاملی از اینکه رویکردشان نسبت به چرخه عمر کارکنان چطور بر موفقیت کسب و کار اثر می گذارد، دست پیدا می نمایند. در اینجا، یک سیستم منابع انسانی قوی می تواند بسیار ارزشمند باشد و دسترسی به این نوع تجزیه و تحلیل های عمیق را آسان کند.

اگر در پی این هستید که KPI ها را در هر مرحله از چرخه عمر کارکنان به شکل موثرتری دنبال کنید و بسنجید، به چند نکته توجه کنید:

داده جمع کنید: از منابع مختلف مثل نرم افزار منابع انسانی، بازبینی عملکرد، نظرسنجی از کارکنان، و دیگر مکانیزم های بازخورد گرفتن، داده های مرتبط را جمع آوری کنید. این داده ها مبنایی برای ارزیابی KPI ها خواهند بود.

KPI های تعیینی تعریف کنید: در هر مرحله از چرخه عمر کارکنان، معیار های کلیدی را که با اهداف سازمان شما همخوانی دارند، شناسایی کنید. مطمئن شوید که این KPI ها تعیین، قابل سنجش، دسترس پذیر، مرتبط و محدود به زمان (رویکرد SMART) باشند.

به عنوان مثال، برای KPI های گزینش و استخدام، زمانی را که صرف پر کردن پست های شغلی خالی می گردد، از ابتدای فرآیند تا سرانجام پذیرش مقدار بگیرید. برای KPI های آموزش و توسعه کارکنان، درصد مشارکت کارکنان در برنامه های آموزش و توسعه را محاسبه کنید و اثر این آموزش ها بر عملکرد و ارتقای مهارت کارکنان را بسنجید.

برای KPI های مدیریت عملکرد، درصد کارکنانی که اهداف عملکردی خود را محقق می نمایند ارزیابی کنید. برای KP های تعهد و شناخت، سطح تعهد کارکنان را به وسیله نظرسنجی ها یا شاخص های درگیری آن ها در کار تخمین بزنید.

برای KPI های پیشرفت و رشد شغلی، درصد ارتقا ها درون سازمان را حساب کنید؛ و برای KPI های روابط و حفظ کارکنان، درصد کارکنانی که سازمان را در یک دوره زمانی خاص ترک می نمایند در نظر بگیرید.

داده ها را تحلیل و تفسیر کنید: به محض اینکه داده ها را جمع آوری کردید و KPI ها را مقدار گرفتید، نتایج را تجزیه و تحلیل کنید تا روندها، نقاط قوت، نقاط ضعف و حوزه های پیشرفت را بشناسید.

وارد عمل شوید: از دیدگاه هایی که به واسطه تحلیل KPI به دست آورده اید، برای تصمیم گیری و اجرای تغییرات ضروری در استراتژی های منابع انسانی و روش هایی برای ارتقای تجربه کارکنان و نرخ کلی حفظ آنها، بهره ببرید.

نظارت و بازبینی دائمی داشته باشید: KPI ها را دائما بسنجید و همیشه اقدامات منابع انسانی را بازبینی و آن را با احتیاج های متغیر سازمان و دینامیک های در حال تکامل نیروی کار، هماهنگ کنید. مدیران منابع انسانی با سنجش KPI ها در چرخه عمر کارکنان، می توانند دیدگاه های ارزشمندی برای اثربخش بودن استراتژی های خود، شناسایی حوزه های پیشرفت، اتخاذ تصمیم های داده - محور برای افزایش تعهد و حفظ کارکنان و ارتقای عملکرد کلی سازمان، به دست آورند.

بهینه سازی چرخه عمر کارکنان

بهینه سازی چرخه عمر کارکنان به سازمان شما یاری می نماید کارکنان را حفظ کند و محیط کاری همراه با وفاداری و تعهد را پرورش دهد. بهینه سازی هم در فرآیند استخدام افراد نو مفید است و هم تجربه مثبت تری برای کارکنان فعلی ایجاد می نماید.

واحد های منابع انسانی برای رسیدن به این نوع نتایج، باید از مرحله استخدام تا مرحله خروج، بر ایجاد یک محیط کاری مثبت و حمایت گر تمرکز نمایند. اجرای یک فرآیند موثر در آشناسازی کارکنان با سازمان، ارائه فرصت های توسعه و یادگیری مداوم، و اولویت قرار دادن تعهد کارکنان، از مهم ترین مراحل هستند.

شرکت ها به وسیله هماهنگ کردن اقدامات منابع انسانی با اهداف سازمان و ایجاد یک مسیر واضح و روشن برای رشد شغلی، می توانند رضایت کارکنان را افزایش دهند، نرخ جابه جایی آن ها را کاهش دهند و باعث تعهد بلند مدت آن ها شوند که در نهایت به رشد و موفقیت کلی سازمان می انجامد.

ترجمه: دنیای اقتصاد

منبع: peoplexcd